Quel est le sens des réunions périodiques ?

Le plus généralement

• communiquer des informations,
• créer et souder l’équipe,
• échanger, réfléchir, rassembler des informations autour de sujets d’actualité pour… prendre des décisions (intelligentes, ajustées, répondant aux préoccupations) ce qui mobilise les participants !

Tensions et options.

Une des tensions fréquentes dans les équipe que j’ai l’occasion d’accompagner en coaching, est le déséquilibre entre le temps consacré à l’information et le temps consacré à traiter des préoccupations concrètes des membres de l’équipe. La plupart du temps dans le sens de trop de temps d’information. Pour éviter cet écueil, plusieurs options.

• transmettez les informations à l’avance quand c’est possible et faites-en un résumé bref, concis et clair au moment de la réunion.
• hiérarchisez vos informations, traiter les informations prioritaires en bref et utilisez un autre canal pour les informations secondaires.
• rendez la transmission des informations digestes, en répartissant sur plusieurs séances les infos quand c’est possible.
• évitez le powerpoint en utilisant un tableau conférence et notant les points clés ou si vous utilisez une présentation, faites simple (1 image, une phrase par diapositive), voir aussi ce sketch décapant sur la question.
• fixez un temps limite (15′-20′) pour cette partie.

Lorsque l’équipe est pluridisciplinaire, une autre tension est liée au fait pour certains de se sentir peu concernés.

Choisissez qui doit venir à la réunion et n’hésitez pas à ne convoquez que les personnes concernées. Dans certaines équipes, il a été décidé par exemple que la première partie (1/2h) était consacrée à toutes et tous, puis dans la seconde à seul un corps professionnel qui reste présent pour traiter de situations particulières. Puis la semaine suivante, un autre corps professionnel.

Une autre frustration est la… ponctualité ! Les retards qui dérangent, l’animateur-trice qui attend, le fait que l’on doive réexpliquer les choses et la perte de temps, en plus de l’agacement des participants.

Ici, une seule règle: DEMARRER A L’HEURE (attention, quand les personnes arrivent en retard, pas besoin de faire des commentaires ou de froncer les sourcils: le fait d’avoir démarré EST le message). Commencez par un point secondaire si nécessaire ou des informations que les retardataires pourront se procurer. Il ne s’agit en aucune manière de punir mais bien d’être leader!

Son corrollaire est le fait que les participants à votre réunion puisse se sentir pris au piège par une séance qui ne… termine pas.

Ici aussi, une seule règle: TERMINER A L’HEURE ou 15′ avant la fin, négocier, discuter d’une poursuite de la réunion avec un nouveau cadre (une demi-heure, une heure) ou agender une nouvelle séance avec un objectif précis, et à nouveau, RESPECTER ce nouveau contrat.

On réfléchit, on discute, des fois hors sujet et on aboutit à… pas grand chose.

Une responsabilité importante repose sur l’animateur-trice, celle de préparer la réunion, les objectifs, le scénario de la séance et les résultats auxquels il-elle souhaite aboutir. Ensuite de quoi, lorsqu’un sujet est ouvert, tout le monde est invité à aider au résultat. Si l’animateur est là pour recentrer, faire résumer, transmettre la parole, les participants peuvent aussi en faire de même.

Pour cela, il est nécessaire de prendre un temps pour fixer le Comment nous travaillons ensemble en réunion. Très belle occasion de fixer une charte de fonctionnement, dans laquelle fréquemment on évoque: chacun a le droit à la parole, une personne parle après l’autre, chacun peut rappeler le sujet, demander à l’orateur de résumer, d’en arriver aux faits, etc.. et de la pratiquer.

Passivité des participants ?

Des responsables se plaignent fréquemment d’une forme de passivité des participants et/ou de devoir porter l’ensemble des fonctions réunion: prendre des décisions, gérer le temps, animer, faciliter, participer, provoquer les décisions, suivre le compte rendu, confronter et soutenir les participants, préparer l’agenda, le lieu où recevoir l’équipe, assurer le suivi, etc…

La seule fonction qu’un leader ne peut déléguer est justement la sienne, décisionnaire. Pour les autres, il est possible de DELEGUER !

Voici les fonctions détaillées par par A. Cardon (Coaching d’équipe. Eyrolles, 2003) que je résume à ma manière et dont vous pouvez lire un article plus complet ici :

• participant: chaque personne dans une équipe est payée pour avoir des opinions et des informations sur tous les sujets, expert ou pas, chaque personne est payée pour contribuer aux résultats de l’équipe
• leader d’équipe: prend les décisions ou les valide implicitement, reste responsable de ces décisions, quel que soit le mode de décision choisi: directif, participatif, délégatif
• facilitateur (animateur, modérateur): prépare la réunion et l’anime – image: chef d’orchestre
• le pousse-décision, scribe: aide à provoquer, formuler les décisions et les enregistre (dans un fichier excel ou word – exemplaire à la fin de l’article), en précisant Qui fait quoi pour quand. A la fin de la réunion, il distribue immédiatement le document, soit en l’imprimant et/ou par mail à une liste de distribution établie
• cadenceur (dit aussi l’horologe parlante): informe du temps qui passe, par exemple sur une séquence de 30′ il peut marquer chaque 10, par exemple en disant « 10 minutes, reste 20 »
• hôte: prépare le lieu et accueille l’équipe

Si j’ai indiqué ces fonctions ici, c’est pour rappeler et insister sur le fait que leader d’équipe ne veut pas dire tout porter, mais bien faire en sorte que le fonctionnement de l’équipe soit optimal. Dans le cadre de réunions, vous pouvez, sans plus attendre et si ces fonctions vous inspirent, déléguer l’une ou l’autre de ces fonctions à des participants. Par ailleurs, l’expérience semble montrer que, pour éviter des jeux de pouvoir liés à une fonction, il soit favorable de faire tourner les fonctions d’une réunion à l’autre.

Dans Meeting together (Loïs Graessle and George Gawlinski. 2006), les auteurs insistent sur le fait que la qualité d’une réunion est plus encore que pendant la réunion, dans sa préparation et son suivi. A tel point qu’ils considèrent que l’efficacité de réunions réussies reposent sur:

40% préparation     20% réunion     40% suivi

Dans le cadre de notre sujet – la réunion d’équipe périodique – le suivi peut s’assurer en grande partie dans la reprise du tableau de décision établi la séance précédente.

PREPARATION

Le but n’est pas ici de discuter l’exactitude de ces chiffres mais de bien se rappeler que la préparation joue un rôle central, avec les éléments clé suivant:

• Informer les participants suffisamment tôt
• Transmettre  les éléments de référence (documents, articles, etc.) avant et/ou les préparer pour distribution (dans ce cas ajouter le temps nécessaire à leur lecture)
• Informer-déléguer aux participants ce qu’ils doivent préparer (par ex. l’animation d’une séquence) ?
• Vérifier que les invités sont bien « nécessaires »
• Préciser l’horaire (généralement entre 1h et 2h)
• Préciser le scénario, par exemple en détaillant les 5 séquences de la séance: /1.tour de table, ajustement sur scénario et priorités-5′ /2. information-20′ /3. traitement incidents-25′ /4. suivi projet P-10′ /5. divers et clôture-20′
• Préciser les résultats attendus sur chacune des séquences
• Préparer les aspects pratiques: besoins techniques du genre projecteur, tableau conférenc, PC pour prise de décision, etc…

ANIMATION

Introduire la séance et mobiliser.

• un temps d’inclusion en début de séance permet l’implication de chacun·e en présence: le plus simple est de demander un ou deux mots sur la météo intérieure de chacun·e
• présenter les sujets du jour et demander si quelque chose devrait être abordé également
• présenter les sujets aux participant·e·s et leur permettre de partager à 2 sur ce qu’ils/elle pensent prioritaires
• faire un point de PRIORISATION sur les sujets pour rendre plus pertinente la séance (voir tableau de suivi des décisions)
• nommez ou demandez un secrétaire pour enregistrer les décisions prise lors de la séance et/ou établir un procès-verbal (ce dernier est-il vraiment nécessaire?)

Faciliter les échanges.

• Donner la parole.
• Encourager les contributions.
• Susciter des échanges entre participants sur certains points.
• Favoriser l’écoute mutuelle, par l’exemple.
• S’il le faut, propose une nouvelle méthode de travail.
• Faire des SYNTHESES REGULIEREMENT, reformuler.

Utiliser au mieux le tableau conférence.

Bien sûr on peut vivre sans. La raison majeur pour utiliser 1 voir 2 tableaux conférence est de permettre à tous de visualiser la « même » chose. Cela peut être le programme, des points de discussion sur un sujet, etc. Il facilite également les synthèses et prises de décision. On peut le photographier et le ou la secrétaire peuvent ensuite s’en servir pour compléter le tableau de suivi des décisions.

• 2 tableaux, c’est pratique. Le PREMIER pour le programme, les thèmes, le DEUXIEME pour les synthèses par exemple.
• Ecrivez les lettres en grande taille, préparez des stylos qui fonctionnent !
• Vous reporterez sur le tableau ce que le groupe produit.
• Incitez également les participants à les utiliser.

Gérer le temps et les prises de décision.

• voir plus haut les fonctions cadenceur et pousse-décision
• lorsque vous abordez un thèmes, un sujet et qu’une décision doit suivre, il est bon de préciser ce que vous être en train de faire: une consultation puis vous déciderez, une décision ensemble (concensus), l’équipe décide et vous validez ? Cela évite les faux espoirs et malentendus sur la prise de décision. Le tableau de suivi des décisions est pour cela une bonne aide.
• Enregistrez ou faites enregistrer les décisions sur un tableau de décision par un secrétaire
• Gérer le temps n’a rien à voir avec aller vite. Gérer le temps vise à recentrer le débat, demander de résumer, d’aller à l’essentiel pour utiliser l’espace temps au mieux. Le cadenceur peut être particulièrement utile pour rappeler au groupe de manière factuelle le temps qui s’écoule et le temps qui reste à disposition. Sans cadenceur, une horloge visible de tous peut être utile .

Terminer la réunion.

• Résumez les points forts de la réunion.
• Formalisez les conclusions, accords, décisions, divergences éventuelles, question en suspens.
• Vérifier que le tableau de décision est donné à chacun immédiatement et/ou envoyé par mail (éventuellement délégué au pousse-décision).
• Rappelez ou fixez les prochaines rencontres.

POUR GERER LES SUJETS: le tableau de décision

TableauSuiviRéunionPériodique